الأهداف:

التعرُّف على مفهوم التوثيق والفهرسة وعلاقته بالإدارة المكتبية، التعرُّف على منظومة التوثيق الحديثة وتبيان دورها فى حفظ وتخزين البيانات والوثائق، التعرُّف على تكنولوجيا أنظمة المعلومات والإتصالات نحو بناء الإدارة الإلكترونية، تبيان طبيعة العلاقة بين قواعد البيانات ونظم إختزان وإسترجاع مواد المعلومات من خلال المعالجة الإلكترونية، إستعراض مزايا إستخدام التقنيات الحديثة فى إدارة مواد المعلومات والإتصـالات، وكذلك دراسة المشكلات التى تواجه المنظمات الإدارية وتقديم مقترحات حلول لها.

المحاور:

* التوثيق والفهرسة ... والبيانات والمعلومات

- مفهوم التوثيق والفهرسة وعلاقته بالإدارة المكتبية.

- أهمية البيانات ونظم المعلومات فى العمل المكتبى.

- تعريف المحفوظات وأنواعها وأهميتها.

*مهارات الفهرسة

- مفهوم الفهرسة والفرق بين الفهرس والفهرسة.

- كيفية إنشاء فهرس للمنظمة (فهرس موضوعات / فهرس أسماء).

- فهرس السجل وفهرس البطاقات للموضوعات.

- فهرس السجل وفهرس البطاقات للأسماء.

*منظومة التوثيق الحديثة ... فى حفظ وتخزين البيانات والوثائق

- متطلبات بناء منظومة التوثيق والمعلومات.

- أساليب الحفظ للملفات والوثائق .

- أهم مواد المعلومات الواجب الحفاظ عليها فى المنظمات والهيئات.

- أهم الشروط الواجب توافرها فى نظام الحفظ والإسترجاع لمواد المعلومات.

- الأسس التى يجب أن يقوم عليها تخطيط وتنظيم الحفظ .

- معايير نجاح إدارة المحفوظات أو الأرشيف أو مركز المعلومات أو إدارة المعرفة .

- القواعد التى تحكم العمليات الفنية للحفظ والتداول والإسترجاع والإضافة لمواد المعلومات .

- مراحل الإعداد وخطط التنفيذ لبناء وحدة التوثيق أو المعلومات.

- أسباب التوجه إلى منظومة التوثيق والمعلومات الإلكترونيـة.

- حتمية الإهتمام بتطوير أنظمة منظومة التوثيق والمعلومات فى المنظمات.

*المدخل إلى الميكنة الآلية فى المنظمات الإدارية والإتصالية المعاصرة

- الآلية الإلكترونية ودورها فى معالجة المعلومات والوثائق والإتصالات .

- مكونات الأرشيف الحديث أو الإلكترونى فى المنظمات المعاصرة .

- مزايا إستخدام تكنولوجيا الحفظ للوثائق والملفات والإتصالات مقارنة بالأنظمة التقليدية السائدة فى بعض المنظمات.

- الصعوبات التى تواجه عمليات ميكنة المكاتب فى المنظمات الإدارية العربيـة .

- خطوات ومراحل ميكنة إدارة الملفات والوثائق فى المنظمات المعاصرة .

- الإجراءات الفنية والخطط التنفيذية فى إقامة أنظمة معلوماتية متطورة .

- حتمية التطوير نحو بناء الأرشيف الإلكترونى فى الألفية الثالثة .

- خطوات ومراحل الإعداد والتطوير نحو المعالجة الإلكترونية فى المنظمات الإدارية المعاصرة لمصادر مواد المعلومات .

* تكنولوجيا أنظمة المعلومات والإتصالات .. نحو بناء الإدارة الإلكترونية

- عناصر النظام .

- دور نظام المعلومات فى إدارة المنظمات المعاصرة .

- تطور مفهوم تكنولوجيا المعلومات .

- أهمية نظم المعلومات وإتخاذ القرارات فى المنظمات المعاصرة .

- الدورة الإنشائية لنظم المعلومات للدخول إلى الإدارة الإلكترونية .

- الدورة الإنشائية لنظام المعلومات .

* قواعد البيانات وعلاقتها مع نظم إختزان وتوثيق وإسترجاع مواد المعلوماتمن خلال المعالجة الإلكترونية

- مفهوم قاعدة البيانات .

- شروط أو مواصفات واجب توافرها فى القاعدة .

- تصورات قاعدة البيانات .

- بناء قاعدة البيانات .

- الفكرة الأساسية للتحاور والتعامل والحركة مع قاعدة البيانات .

- تحديد مزايا قاعدة البيانات.